Oletko kuullut valituskanavasta? Tiedätkö mikä on pakollinen raportointikanava ja kuka sitä hallinnoi? Tämä on johtaminen, joka sinun on otettava huomioon, jos omistat yrityksen.
Mutta mikä se on? Miten se pitäisi muodostaa? Kenen pitäisi hallita sitä ja olla vastuussa? Kaikesta tästä puhumme sinulle alla.
Mikä on pakollinen raportointikanava?
Aloitetaan ensimmäisestä, ja se on ymmärtää, mitä tarkoitamme pakollisella raportointikanavalla. Itse asiassa, Se on työkalu, joka jokaisella yrityksellä on oltava, jotta sekä työntekijät, asiakkaat, toimittajat, jakelijat... voivat ilmoittaa yritykselle aina luottamuksellisesti siitä, mistä he eivät pidä siitä, miten se tehdään.
Kuvittele esimerkiksi työskenteleväsi sanomalehden toimituksessa. Ja että pomojen kohtelu on vähintäänkin loukkaavaa. Voit käyttää ilmoituskanavaa, joka on otettava käyttöön, kommentoidaksesi tätä ongelmaa luottamuksellisesti ja yrittääksesi ratkaista sen.
Kaikkea valituskanavaan liittyvää säätelee Laki 2/2023, jota kutsutaan yleisesti Whistleblowing Channel Law -lakiksi.
Nyt on mahdollista, että luulet, että tällaisen raportoiminen merkitsee huonoja välejä yrityksen kanssa ja että he voisivat irtisanoa sinut hatun tippaamalla. Ja se on totta, tai ehkä ei? Jatketaan selittämistä, mikä on pakollinen raportointikanava ja kuka sitä hallinnoi.
Kuka hallinnoi pakollista raportointikanavaa
Tiedät jo, mikä valituskanava on ja kuinka pakollinen se on. Mutta kuka on sitä hallitseva henkilö? Onko se itse yritys? Yrityksen työntekijä? Mitä takeita on siitä, että se, mitä kyseisellä kanavalla todella sanotaan tai raportoidaan, on luottamuksellista ja että korkeat virkamiehet eivät ota selvää ja vaaranna työpaikkaa?
No, aiemmin mainitsemamme valituskanavan lain mukaan, joka säätelee kaikkea tähän työkaluun liittyvää, henkilö, jonka on oltava vastuussa tästä kanavasta on vastuussa sisäisestä tietojärjestelmästä. Toisin sanoen henkilö, tiimi tai kollegiaalinen elin, joka on nimetty yrityksen sisällä. Toisin sanoen se on henkilö, joka on yrityksessä ja joka vastaa kaikkiin mahdollisesti tehtyihin valituksiin. Ilmeisesti olet vastuussa luottamuksellisuuden säilyttämisestä etkä kerro, kuka on ilmoittanut kenet.
Kyllä, yksi on sarja vaatimuksia, jotka on täytettävä:
- Ole riippumaton hallintoelimistä.
- Olla itsenäinen.
- Heillä on henkilöresurssit ja aineelliset resurssit tehtäviensä suorittamiseen.
- Sinulla on oltava riittävät tiedot ilmiantokanavan määräyksistä.
- Sinulla on juridista tietämystä.
- Osaat analysoida ja tehdä päätöksiä.
- Pystyy kommunikoimaan ja noudattamaan luottamuksellisuutta ja salassapitovelvollisuutta.
Miksi se on pakollinen?
Viittaan aina pakolliseen raportointikanavaan, mutta miksi se on? Säännöt edellyttävät, että kaikki yritykset, joissa on yli 50 työntekijää, asettavat tämän valituskanavan asiakkaiden, työntekijöiden, tavarantoimittajien ja muiden yrityksen kanssa vuorovaikutuksessa olevien edustajien saataville.
Ja se on lain vaatima. Niin, Jos yritykselläsi ei ole sitä ja siellä työskentelee yli 50 henkilöä, sen pitäisi olla olemassa.
Sen lisäksi, että tämä pakollinen raportointikanava on olemassa, sen on täytettävä tietyt lakisääteiset vaatimukset. Ja se ei riitä, että vahvistetaan, ja se on siinä, on välttämätöntä, että se noudattaa:
- Tietosuoja- ja yksityisyyslait. Toisin sanoen kaikkia saamaasi tietoja käsitellään aina luottamuksellisesti ja asianmukaisesti suojattuina yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
- Nimettömyys. Koska henkilön, joka ilmoittaa tai ilmoittaa tapauksesta ilmoituskanavan kautta, on aina pysyttävä nimettömänä.
- Multimedian kattavuus. Jotta ihmiset voivat raportoida eri tavoilla, puhelimitse, henkilökohtaisesti, verkkomediassa... Eli jos et halua, sinun ei tarvitse tehdä ilmoitusta fyysisesti, vaan voit tehdä sen soittamalla , sähköposti...
- Arkistoi turvallisesti jäljitettävyyden varmistamiseksi ja siten väärien raporttien suodattamiseksi.
Rikkomukset, joista voidaan ilmoittaa
Pakollisessa raportointikanavassa on sarja rikkomukset tai valitukset, jotka voidaan käsitellä tämän kanavan kautta. Yleisesti ottaen tämä kanava voi palvella kaikkia eettisiä sääntöjä rikkovia tilanteita. Erityisesti jotkut näistä rikkomuksista ovat:
- Työpaikkaväkivalta: työpaikkahäirintä, seksuaalinen häirintä, syrjintä...
- Eettinen väkivalta: eturistiriidat, epäeettinen käyttäytyminen, yhtiötä tai osapuolia vahingoittavat päätökset...
- Työturvallisuus ja työterveys: turvallisuusmääräysten noudattamatta jättäminen.
- Sopimusehtojen rikkominen: työtunteja enemmän kuin on sovittu, saa vähemmän palkkaa, tekee enemmän tehtäviä kuin sopimuksessa on määrätty jne. Toisin sanoen: työpaikkaväkivalta.
- Taloudellinen petos.
Joka tapauksessa, vaikka nämä ovat yleisimmät rikkomukset, jotka on annettu esimerkkinä ilmoituskanavalle, on kuitenkin monia muita tilanteita, joissa kanava voi ryhtyä toimenpiteisiin.
Whistleblowing-kanavan edut
Lopuksi, ja vaikka olet ehkä ymmärtänyt, pakollisen raportointikanavan käyttämisessä yrityksissä on monia etuja. Heidän joukossa:
Suojaus ja turvallisuus. Työntekijät, asiakkaat, tavarantoimittajat, jakelijat ja muut edustajat, jotka osallistuvat suhteeseen yrityksen kanssa. Lisäksi nimettömyyden säilyttäminen ja ilmoittajien suojeleminen tarkoittaa, että heidän työpaikkansa tai heidän suhteensa muihin kollegoihin tai esimiehiin ei ole vaarassa. Tietysti tämä riippuu kyseisen henkilön harkinnasta muiden kanssa.
- Palaute yritykselle. Koska sen avulla yritys tietää, mitä on parannettava tai mikä uhkaa sen persoonallista brändiä tai yrityksen omia työntekijöitä.
- Se palvelee osaamisen säilyttämistä. Koska se auttaa työntekijöitä tuntemaan motivaatiota näkemään, että yritys välittää parhaan mahdollisen työympäristön.
Nyt kun tiedät, mikä pakollinen raportointikanava on ja kuka sitä hallinnoi, näetkö sen käyttöä vai onko se mielestäsi toinen tapa kutsua johonkin henkilöstöosaston suorittamaan toimintoon? Luemme sinut kommenteissa.